Exporta tus facturas a Contasol sin teclearlas

Contasol es uno de los programas de contabilidad más extendidos entre pequeñas empresas, autónomos y despachos en España, en buena parte por su versión gratuita. Su punto débil en el día a día no es el programa: es el tiempo que se va en registrar facturas, porque alguien tiene que leer cada documento y teclear el NIF, la base, el tipo de IVA y el total.

Contabilify automatiza justo ese paso previo. Subes las facturas, la inteligencia artificial las lee y estructura, y obtienes los datos ordenados y revisables. Después generas un archivo de exportación con la información lista para llevarla a Contasol, en vez de picar apunte por apunte.

El proceso empieza por digitalizar las facturas y continúa con la extracción de datos con IA. Si trabajas con varios programas, puedes generar igualmente la exportación a A3, a Sage o a Holded.

Nota: Contabilify genera un archivo compatible para importar; no es una integración directa con Contasol ni sustituye al programa. Todos los datos son revisables y editables antes de exportar, y los cálculos fiscales son orientativos.

Qué fichero genera Contabilify para Contasol

La exportación produce IVS.xlsx (IVA soportado, facturas recibidas) e IVR.xlsx (IVA repercutido, facturas emitidas) con la estructura de columnas que publica Contasol en su documentación de importación: fecha, cuenta, número de factura, nombre y NIF del proveedor o cliente, tipo de operación, bases, porcentajes y cuotas de IVA, retención, total, clave de operación y suplidos.

Las facturas con varios tipos de IVA o con recargo de equivalencia salen con hasta tres bases, cada una con su tipo de IVA, su recargo y sus cuotas, y lo que va al 0 % como base exenta. Contabilify los lee de la factura y puedes corregirlos en su ficha antes de exportar.

Las operaciones especiales van marcadas con sus códigos: adquisiciones intracomunitarias e inversión del sujeto pasivo con su tipo y clave de operación para que Contasol autorrepercuta el IVA, ventas a la UE, exportaciones y operaciones exentas, y las facturas rectificativas con su clave.

Cómo se importa en Contasol

Contasol importa ficheros Excel desde la solapa Utilidades, en el grupo Importaciones, desplegando el icono Archivos y eligiendo la opción XLS/XLSX.

Antes de lanzar la importación conviene descargar su documentación técnica desde esa misma ventana: Contasol publica la estructura exacta que espera, y compararla una vez ahorra varias importaciones fallidas.

Contasol es de los programas más extendidos entre pequeñas empresas y despachos, en buena parte por su versión gratuita, así que este flujo cubre muchísimos casos reales sin coste de licencia añadido.

Las cuentas contables se configuran en Contasol

Un punto que confunde a quien viene de otros programas: en Contasol, las cuentas que se usan al crear el asiento de facturas recibidas se definen dentro del propio programa, en la configuración del enlace, no en el fichero que importas.

Es una ventaja práctica: el fichero se centra en los datos de la factura —fechas, NIF, bases, cuotas, totales— y el criterio contable queda donde debe estar, bajo el control del despacho. Si quieres repasar qué cuenta corresponde a cada tipo de gasto, tenemos una guía sobre qué cuenta contable usar para cada gasto.

Errores frecuentes al importar en Contasol

Alterar la estructura del Excel. El orden de columnas es el que es; reordenarlas o insertar una nueva rompe la lectura.

Fechas como texto. Es la causa número uno de rechazos en cualquier importación desde Excel.

Omitir el recargo de equivalencia en proveedores que lo aplican, lo que después descuadra el libro.

Importar dos veces el mismo fichero. Contabilify avisa de facturas duplicadas antes de exportar, pero no puede impedir una doble carga en Contasol.