Libro registro de IVA: qué es y cómo llevarlo al día

El libro registro de IVA es el registro donde autónomos y empresas anotan de forma ordenada sus facturas a efectos del impuesto. Se compone principalmente de dos libros: el de facturas expedidas (las que emites) y el de facturas recibidas (las de tus proveedores y gastos). En cada anotación deben constar datos como la fecha, el número de factura, el NIF, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA y, si procede, el IRPF.

Llevar estos libros a mano es tedioso y propenso a errores. Con Contabilify, subes tus facturas y la IA extrae automáticamente todos esos campos, de modo que el libro se construye solo a partir de tus documentos reales.

Después puedes exportar el libro a Excel con las columnas ya rellenadas, o partir de nuestra plantilla de libro de gastos si prefieres una estructura vacía. Para comprobar importes sueltos tienes también la calculadora de IVA.

Esta página es informativa y la herramienta es de apoyo: los datos y cálculos son orientativos y no constituyen asesoramiento fiscal. Consulta siempre con tu asesor las obligaciones concretas de tu caso.

Los cuatro libros registro que contempla la normativa

El Reglamento del IVA contempla, con carácter general, cuatro libros registro: el de facturas expedidas, el de facturas recibidas, el de bienes de inversión y el de determinadas operaciones intracomunitarias.

Los dos primeros son los que afectan a prácticamente todo el mundo y los que se trabajan cada trimestre. El de bienes de inversión solo es necesario cuando existen bienes sujetos a regularización, y el de determinadas operaciones intracomunitarias es más específico de lo que su nombre sugiere: no recoge todas las compras a proveedores europeos, sino el seguimiento de bienes enviados o recibidos temporalmente —por ejemplo para una ejecución de obra o un informe pericial— mientras no se produce el devengo.

Si tus operaciones con la UE son compras normales de bienes o servicios, lo que te afecta es la autorrepercusión y el modelo 349, que explicamos en la guía de facturas intracomunitarias.

Qué datos debe recoger cada anotación

En el libro de facturas expedidas: número y, en su caso, serie; fecha de expedición y fecha de la operación si es distinta; identificación del destinatario con su NIF; base imponible; tipo impositivo y cuota repercutida.

En el libro de facturas recibidas: un número de recepción asignado por ti —que no es el número de la factura del proveedor—, la fecha, la identificación del emisor con su NIF, la base imponible y la cuota soportada, indicando la parte deducible.

El detalle de los campos exigibles puede variar según el régimen y el tipo de operación, así que conviene contrastarlo con tu asesoría antes de dar por buena una estructura.

Errores que descuadran el libro y el 303

Numerar las facturas recibidas con el número del proveedor. El libro de recibidas necesita tu propia numeración correlativa de recepción; si usas la del emisor, tendrás saltos, duplicados y ningún orden real.

Agregar varias bases en una sola línea. Cuando una factura tiene importes a distintos tipos de IVA hay que separarlos, o la suma por tipo no cuadrará con el 303.

Mezclar fecha de emisión y fecha de registro. Determina en qué periodo entra cada factura y es una de las causas habituales de descuadre trimestral.

Anotar por el total en lugar de por base y cuota. El libro necesita el desglose; el total es un dato derivado.

Olvidar las facturas sin IVA. Las exentas, las de inversión del sujeto pasivo y las intracomunitarias también se anotan, aunque su cuota repercutida sea cero.

Cómo generar los libros a partir de tus facturas

Los libros registro no son un documento que se redacte: son el resultado de tener las facturas ordenadas y con sus datos completos. Si cada factura está digitalizada y con emisor, NIF, fecha, base, tipo, cuota y total extraídos, montar el libro de un periodo es agrupar y ordenar.

Ese es el flujo que automatiza Contabilify: digitalizas las facturas, la IA extrae sus datos y después exportas a Excel la estructura ordenada por fecha, con una fila por factura y las columnas contables ya rellenas para revisarlas.

Contabilify te ayuda a preparar y ordenar esa información, pero no presenta modelos ni valida el cumplimiento formal de tus libros. Esa comprobación corresponde a tu asesoría.