El programa de contabilidad con IA para autónomos

La mayoría de los autónomos no necesitan un ERP complejo: necesitan tener sus facturas ordenadas, saber cuánto han ingresado y gastado, y llegar al trimestre con el IVA y el IRPF claros. Contabilify se centra exactamente en eso, apoyándose en inteligencia artificial para eliminar el trabajo manual.

En lugar de mantener una hoja de cálculo a mano, subes tus facturas para digitalizarlas y el sistema extrae y clasifica los datos automáticamente. Verás tus ingresos y gastos separados, el IVA y el IRPF estimados del periodo, y una analítica sencilla de tu actividad.

Cuando llega el momento de presentar impuestos o de enviar la información a tu asesoría, puedes exportar todo a Excel o a formatos compatibles con los principales programas contables. Si trabajas con una gestoría, esta también puede usar Contabilify desde su panel para gestorías.

Contabilify es una herramienta de apoyo a la gestión contable. Los cálculos son orientativos y no sustituyen el asesoramiento de un contable, gestor o asesor fiscal habilitado.

Qué necesita llevar realmente un autónomo

La obligación concreta depende del régimen, pero el caso más habitual —estimación directa simplificada— gira en torno a tres libros: el de ventas e ingresos, el de compras y gastos y el de bienes de inversión. Si además estás en el régimen general de IVA, entran los libros registro de IVA.

Lo que no se le exige a la mayoría de autónomos es contabilidad por partida doble con balance y cuenta de pérdidas y ganancias, que es lo propio de las sociedades. Por eso un programa pensado para empresas suele resultar desproporcionado: pagas y aprendes una complejidad que no necesitas.

Lo que sí necesitas es tener cada factura registrada con su fecha, proveedor o cliente, NIF, base, IVA e IRPF, y poder sumarlo por trimestre. Ese es el trabajo real.

Qué mirar al elegir programa

Cuánto tienes que teclear. Es el criterio que más diferencia unas herramientas de otras y el que menos aparece en las comparativas. Si sigues introduciendo cada factura a mano, el programa solo ha cambiado dónde escribes.

Si separa ingresos de gastos solo. Que compare tu NIF con emisor y receptor evita clasificar a mano cientos de documentos.

Si exporta a donde necesites. Tarde o temprano tu gestor te pedirá los datos. Que salgan en Excel limpio o en el formato de su programa te ahorra una conversación incómoda cada trimestre.

Si puedes salir. Comprueba que puedas descargar todo tu histórico. Un programa del que no puedes exportar tus propios datos es una trampa a medio plazo.

Dónde están los datos. Servidores en la Unión Europea y cumplimiento del RGPD no son un extra: es documentación fiscal tuya.

El trimestre, que es cuando se nota

El ciclo real de un autónomo no es diario, es trimestral: en abril, julio, octubre y enero hay que tener los números. Quien registra sobre la marcha lo vive como una revisión de media hora; quien acumula facturas en un cajón lo vive como un fin de semana perdido.

Lo que necesitas en ese momento son tres cifras: ingresos del periodo, gastos deducibles del periodo y el IVA soportado y repercutido, además de las retenciones que te hayan practicado si presentas el modelo 130.

Contabilify las calcula a partir de tus facturas y las presenta de forma orientativa, para que las revises tú o se las pases a tu asesoría. No presenta modelos ante Hacienda ni sustituye el criterio de un profesional.

Cuándo se te queda corto el Excel

Excel funciona perfectamente hasta cierto volumen, y no hay nada de malo en usarlo si te sirve. Los síntomas de que se te ha quedado pequeño son reconocibles: dedicas más tiempo a copiar importes que a mirar los números, no encuentras una factura concreta cuando la necesitas, o descubres a final de trimestre que faltan documentos.

El punto de inflexión no suele ser el número de facturas, sino el momento en que dejas de fiarte de tus propios datos. A partir de ahí, cada declaración se convierte en una revisión completa por si acaso.

Si aún estás en la fase de hoja de cálculo, puedes descargar nuestra plantilla del libro de gastos y ordenar lo que ya tienes antes de plantearte automatizar nada.