Software de gestión de facturas para pymes

En una pyme, las facturas llegan de muchos sitios: proveedores, suministros, servicios, clientes… y alguien tiene que registrarlas una a una. Ese trabajo administrativo consume horas cada semana y es fácil que se cuelen errores o duplicados. Contabilify automatiza ese registro con inteligencia artificial.

Subes las facturas y el sistema extrae y clasifica los datos automáticamente: base imponible, IVA, IRPF, NIF, fecha y total, marcando cada una como ingreso o gasto. Tu equipo pasa de introducir datos a simplemente revisarlos.

Cuando toca cerrar el trimestre o enviar información a la asesoría, puedes exportar todo a Excel o a formatos compatibles con los principales programas contables. Si tu empresa trabaja con una gestoría, esta también puede gestionar tus facturas desde su panel para gestorías.

Contabilify es una herramienta de apoyo a la gestión contable. Los cálculos de IVA e IRPF son orientativos y no sustituyen el asesoramiento de un profesional habilitado.

El problema de la pyme no es facturar, es recibir facturas

Casi todo el software de facturación resuelve la parte de emitir: plantillas, numeración, envío al cliente. Es la mitad fácil, porque esas facturas las generas tú y ya tienes los datos.

El trabajo pesado está en las facturas recibidas: llegan de decenas de proveedores distintos, cada una con su formato, por correo, por portal web o en papel, y alguien tiene que leerlas y registrarlas. Es donde se va el tiempo del departamento de administración y donde se producen los errores que después descuadran el trimestre.

Contabilify se centra deliberadamente en esa mitad: digitalizar y extraer los datos de lo que entra, no en emitir.

ERP, programa de contabilidad o herramienta de captura

Son tres cosas distintas que se confunden a menudo. Un ERP integra toda la empresa —almacén, compras, ventas, producción— y su implantación se mide en meses y en consultoría. Un programa de contabilidad lleva los libros y produce las cuentas anuales. Una herramienta de captura convierte documentos en datos y alimenta a los otros dos.

Muchas pymes creen que necesitan lo primero cuando su problema real es lo tercero. Si tu dolor es que alguien pasa dos días al mes tecleando facturas de proveedores, cambiar de ERP no lo resuelve: lo hereda.

La pregunta útil antes de contratar nada es concreta: ¿cuántas horas al mes se dedican a introducir datos que ya existen en un documento? Ese número es el que justifica —o no— la inversión.

Varias personas, un mismo criterio

En una pyme lo habitual es que las facturas pasen por más de una mano: quien las recibe, quien las registra y quien revisa. El riesgo no es solo el error de tecleo, sino la falta de criterio común: dos personas clasificando el mismo tipo de gasto de forma distinta hacen que la información deje de ser comparable.

Tener la extracción automatizada reduce ese margen, porque los campos se rellenan siempre igual y la discusión se limita a los casos dudosos. Si además necesitas decidir a qué cuenta va cada gasto, tenemos una guía de consulta sobre qué cuenta contable usar para cada gasto.

Cerrar el mes sin sorpresas

El objetivo práctico de todo esto es llegar al cierre mensual sabiendo que no falta nada. Tres controles simples cubren la mayoría de los casos: que no haya duplicados, que todos los proveedores habituales tengan su factura del periodo, y que base más IVA menos retención cuadre en cada documento.

Contabilify avisa de los duplicados antes de guardarlos y marca las lecturas dudosas para que la revisión se concentre donde hace falta, en lugar de repasar todo el lote. Después puedes exportar a Excel o al programa contable que uséis.