Qué cuenta contable usar para cada gasto (guía por tipos)

Contabilizar una factura tiene dos partes. La mecánica —base, IVA, retención, contrapartida— es siempre la misma y la explicamos en la guía de cómo contabilizar una factura. La otra parte es decidir a qué cuenta del Plan General Contable va el gasto, y ahí es donde se duda.

Esta guía es de consulta: busca tu tipo de gasto y verás la cuenta habitual, con los casos ambiguos señalados como lo que son.

Antes de empezar: por qué importa acertar

Podría parecer que da igual, porque el resultado del ejercicio es el mismo caiga el gasto en el 628 o en el 629. Pero no es indiferente por tres motivos:

• La cuenta de pérdidas y ganancias agrupa por naturaleza del gasto. Si todo va a "otros servicios", pierdes la capacidad de analizar en qué se te va el dinero.
• Los ratios y comparativas entre ejercicios dejan de tener sentido si cambias de criterio de un año a otro.
• Ante una comprobación, una imputación coherente y estable transmite orden; una aleatoria invita a mirar más.

La regla de oro: importa menos elegir la cuenta perfecta que ser consistente. Si decides que las suscripciones de software van al 629, que vayan siempre al 629.

Compras y aprovisionamientos (grupo 60)

Estas cuentas son para lo que compras para revenderlo o transformarlo, no para lo que consumes en tu actividad.

• 600 · Compras de mercaderías: género que compras para venderlo tal cual.
• 601 · Compras de materias primas: lo que incorporas a un producto que fabricas.
• 602 · Compras de otros aprovisionamientos: combustibles, envases, embalajes o repuestos que se incorporan al proceso.

Error habitual: llevar al 600 el material de oficina o una compra de informática. Si no es para vender ni para transformar, no es una compra de mercaderías.

Servicios exteriores (grupo 62): la mayoría de tus facturas

Aquí cae casi todo el gasto corriente de un negocio de servicios.

• 621 · Arrendamientos y cánones: alquiler del local, del almacén, renting de equipos, y los cánones por uso de licencias o derechos.
• 622 · Reparaciones y conservación: mantenimiento de instalaciones, maquinaria o equipos.
• 623 · Servicios de profesionales independientes: la asesoría, el abogado, el notario, el diseñador o el programador que te factura como autónomo. Son las facturas que suelen llevar retención de IRPF.
• 624 · Transportes: portes y mensajería de mercancía, no los desplazamientos del personal.
• 625 · Primas de seguros: responsabilidad civil, local, vehículos. Ojo: sin IVA, porque los seguros están exentos.
• 626 · Servicios bancarios y similares: comisiones de mantenimiento, transferencias o TPV. También exentos de IVA.
• 627 · Publicidad, propaganda y relaciones públicas: campañas, anuncios, patrocinios, diseño de material promocional.
• 628 · Suministros: luz, agua, gas, teléfono e internet.
• 629 · Otros servicios: el cajón de sastre. Material de oficina, viajes y dietas, limpieza, formación, cuotas de asociaciones.

Los casos que generan dudas

Suscripciones de software y servicios en la nube

Es la duda más frecuente hoy, y no tiene una respuesta única. Se defienden dos criterios:

• 621, tratándolo como un canon por el derecho de uso de una licencia.
• 629, tratándolo como un servicio contratado más.

Ambos son defendibles. Lo importante es elegir uno y mantenerlo. En la práctica, muchos despachos usan el 629 para suscripciones mensuales de herramientas y reservan el 621 para licencias de software con contrato de cesión de uso.

Recuerda además que muchas de estas facturas llegan de proveedores de Irlanda o Luxemburgo, sin IVA y con inversión del sujeto pasivo: lo explicamos en la guía de facturas intracomunitarias.

Teléfono móvil e internet

Van al 628 como suministro. La complicación no es la cuenta, sino qué parte es deducible cuando el uso es mixto, personal y profesional. Lo tratamos en cómo contabilizar la factura del teléfono móvil.

Combustible y vehículo

El carburante suele ir al 628 como suministro, aunque hay quien lo lleva al 629 si el vehículo no es un elemento afecto claro. El problema real aquí tampoco es la cuenta: es la deducibilidad del gasto en vehículos de uso mixto, que es uno de los puntos más conflictivos con Hacienda.

Comidas y viajes de trabajo

Al 629, dentro de otros servicios. Su deducibilidad exige factura completa —no un ticket— y que se justifique la relación con la actividad. Lo desarrollamos en gastos deducibles para autónomos.

Un ordenador o mobiliario

No es un gasto corriente: es inmovilizado. Va al grupo 21 —217 para equipos de proceso de información y 216 para mobiliario— y se amortiza a lo largo de su vida útil, en lugar de imputarse entero al ejercicio. Existe la práctica de llevar directamente a gasto los importes pequeños, pero conviene fijar un criterio con tu asesoría.

Las cuentas que acompañan a cada asiento

Sea cual sea la cuenta de gasto, el resto del asiento se repite siempre:

• 472 · Hacienda Pública, IVA soportado: el IVA de las facturas que recibes.
• 477 · Hacienda Pública, IVA repercutido: el de las que emites.
• 400 · Proveedores: lo que debes por compras de mercaderías o materias primas.
• 410 · Acreedores por prestaciones de servicios: lo que debes por servicios, que es la contrapartida del grupo 62.
• 430 · Clientes: lo que te deben.
• 700 · Ventas de mercaderías y 705 · Prestaciones de servicios: tus ingresos, según vendas producto o servicio.
• 4751 · Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas: el IRPF que retienes en las facturas de tus profesionales y que tendrás que ingresar.
• 473 · Hacienda Pública, retenciones y pagos a cuenta: las retenciones que te practican a ti.

La distinción entre 400 y 410 se olvida a menudo: el 400 es para proveedores de mercaderías y el 410 para acreedores por servicios. Si contabilizas la factura de tu asesoría contra el 400, no está mal a efectos de resultado, pero desordena el balance.

Cómo evitar decidirlo factura por factura

En un despacho con volumen, lo que consume el tiempo no es saber que el alquiler va al 621: es abrir doscientas facturas para ver de qué es cada una antes de imputarla.

Ahí es donde ayuda tener las facturas digitalizadas con sus datos extraídos: con el proveedor y el concepto ya legibles y en columnas, asignar cuenta se convierte en una tarea de clasificación por lotes en lugar de una lectura documento a documento. Contabilify propone además una cuenta contable para cada factura, que siempre puedes cambiar antes de exportar a A3, Contasol, Sage o Holded.

La decisión sigue siendo tuya. Lo que se automatiza es el trabajo de llegar hasta ella.

Preguntas frecuentes

¿Qué cuenta contable es el alquiler del local?

La 621, arrendamientos y cánones. Ahí van también los rentings de equipos y los cánones por derechos de uso.

¿En qué cuenta va la factura de la asesoría?

En la 623, servicios de profesionales independientes. Son facturas que habitualmente incluyen retención de IRPF, que se registra en la cuenta 4751 como importe pendiente de ingresar a Hacienda.

¿Qué cuenta se usa para la luz, el agua o internet?

La 628, suministros. Incluye electricidad, agua, gas, telefonía e internet.

¿Dónde contabilizo una suscripción de software?

No hay un criterio único: se defiende tanto la 621, como canon por derecho de uso, como la 629, como otro servicio contratado. Elige uno y mantenlo constante entre ejercicios.

¿Cuál es la diferencia entre la cuenta 400 y la 410?

La 400 recoge las deudas con proveedores de mercaderías y materias primas; la 410, las deudas con acreedores por prestaciones de servicios. Confundirlas no altera el resultado, pero desordena el balance.

¿Un ordenador es gasto o inmovilizado?

Es inmovilizado: se activa en el grupo 21 y se amortiza durante su vida útil, en lugar de imputarse íntegramente como gasto del ejercicio.

¿Pasa algo si me equivoco de cuenta de gasto?

El resultado del ejercicio no cambia si te mueves dentro del mismo grupo, pero pierdes calidad de información y comparabilidad. Lo más perjudicial no es un error puntual, sino cambiar de criterio de un año a otro.

Nota

Este artículo es una guía divulgativa de carácter general y no constituye asesoramiento contable, fiscal ni legal. La imputación correcta depende de la actividad y de las circunstancias de cada empresa, y algunos supuestos admiten más de un criterio. Contrasta siempre tu caso con un profesional.