Pasa tus facturas a Excel automáticamente

Convertir facturas en PDF a Excel a mano es una de las tareas más repetitivas de cualquier autónomo o pyme: abrir el documento, copiar la base imponible, el IVA, el total y el NIF, y pegarlos en la hoja correcta. Con Contabilify ese proceso se automatiza: la inteligencia artificial lee la factura y rellena la hoja por ti.

El sistema no es un simple OCR. Además de leer el texto, entiende qué es cada dato: distingue la base imponible de la cuota de IVA, detecta el IRPF cuando existe y compara tu NIF con el del emisor y el receptor para saber si la factura es un ingreso o un gasto.

El punto de partida es digitalizar tus facturas: convertir el PDF o la foto en datos que la IA pueda leer. Cuando terminas, exportas todo a una hoja de Excel con columnas para proveedor, NIF, fecha, base, IVA, IRPF y total. Si prefieres partir de una estructura vacía, puedes descargar antes nuestra plantilla Excel para el libro de gastos o comprobar importes con la calculadora de IVA gratis.

Los cálculos de IVA e IRPF son orientativos y están pensados para ayudarte a ordenar tu contabilidad y preparar la información para tu asesor. Contabilify no presta asesoramiento fiscal, contable ni legal.

Qué columnas debe tener la hoja de facturas

Una hoja que sirva de verdad necesita, como mínimo, fecha, número de factura, proveedor o cliente, NIF/CIF, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA, retención de IRPF y total. Con eso puedes sumar por periodo, filtrar por proveedor y cuadrar contra el banco.

Conviene añadir dos columnas más que casi nadie pone al principio y todo el mundo echa de menos después: una para el concepto, que es lo que permite buscar por lo que compraste y no solo por quién te lo vendió, y otra para marcar si la factura es ingreso o gasto, que evita tener que mantener dos hojas separadas.

El error clásico es meter base y cuota en una sola columna de "importe". En cuanto llega el trimestre hay que deshacerlo a mano, factura por factura.

Por qué copiar facturas a Excel a mano sale caro

El coste no es el tiempo, aunque también: es la tasa de error. Teclear cientos de importes de cuatro o cinco cifras produce equivocaciones inevitables, y un dígito cambiado no salta a la vista —el Excel suma igual de bien un 1.450 que un 1.540—, así que el fallo aparece semanas después, cuando el trimestre no cuadra y hay que revisarlo todo.

A eso se suman los errores de omisión: la factura que se traspapela y nunca llega a la hoja. Esa no descuadra nada, simplemente hace que pagues más impuestos de los que te corresponden.

Cuando los datos se extraen automáticamente el trabajo cambia de naturaleza: dejas de transcribir y pasas a revisar, que es mucho más rápido y donde el ojo humano sí aporta valor.

Del Excel a tu programa de contabilidad

Excel es un destino excelente para revisar, compartir con el gestor y tener una copia manejable, pero rara vez es el destino final. Lo normal es que esos datos acaben en un programa contable.

Por eso el mismo conjunto de datos se puede exportar en los formatos que esperan Holded, A3, Contasol o Sage, además del Excel estándar. Si tu programa no está en la lista, el Excel genérico suele ser importable igualmente.

Consejos para que la hoja siga siendo útil dentro de un año

Una fila por factura, siempre. Nada de filas de subtotales intercaladas ni celdas combinadas: rompen los filtros y las tablas dinámicas.

Fechas como fecha, no como texto. Es la causa número uno de que después no se pueda filtrar por trimestre.

Un NIF por columna propia. Ponerlo junto al nombre del proveedor impide agrupar y es justo lo que necesitas para el modelo 347.

No borres filas de años anteriores. Añade una columna de ejercicio y filtra. El histórico vale mucho cuando llega una comprobación.