Digitaliza tus facturas con inteligencia artificial

Digitalizar una factura no es solo escanearla o guardarla en PDF: es convertir su contenido en datos utilizables. Una imagen o un PDF que no puedes buscar ni sumar sigue dándote exactamente el mismo trabajo manual que el papel, solo que ocupando menos sitio. Contabilify da el paso completo: lee la factura y extrae cada dato para que puedas trabajar con él.

Conviene distinguir tres niveles que se confunden a menudo. El primero es escanear: obtienes una imagen: no puedes buscar dentro ni sumar importes. El segundo es el OCR clásico: convierte la imagen en texto, pero ese texto es plano y sigue sin saber cuál de las cifras es la base imponible. El tercero es la extracción con IA: además de leer, interpreta el documento y coloca cada dato en su campo contable. Solo el tercer nivel te ahorra tiempo de verdad.

El proceso es sencillo: subes el documento (o una foto del móvil) y la inteligencia artificial identifica proveedor, NIF, base imponible, IVA, IRPF, fecha, número y total. A partir de ahí tus facturas quedan ordenadas, buscables y listas para tu contabilidad, y puedes revisar y corregir cualquier campo antes de guardarlo.

Digitalizar tus facturas te ahorra horas de archivo y de introducción manual, reduce los errores de tecleo —un dígito mal copiado descuadra un trimestre entero— y te permite exportar todo a Excel o a tu programa contable. Si quieres profundizar en la parte de lectura automática, mira cómo funciona la extracción de datos con IA y en qué se diferencia de un OCR de facturas tradicional.

Contabilify es una herramienta de apoyo a la gestión contable. Los datos son revisables y los cálculos, orientativos; no sustituyen el asesoramiento de un profesional.

Cómo digitalizar facturas recibidas y de gastos

Las facturas recibidas —las de tus proveedores y gastos— son las que más tiempo consumen, porque llegan en formatos muy distintos y hay que registrarlas una a una. Con Contabilify subes cada factura recibida (o varias en lote) y la IA extrae proveedor, NIF, base, IVA, IRPF y total, y la marca automáticamente como gasto comparando tu NIF con el del emisor.

Una vez digitalizadas, tus facturas recibidas quedan listas para tu libro registro de IVA o para extraer sus datos con IA y exportarlos a tu programa contable sin volver a teclear.

Digitalizar facturas en papel con el móvil

No necesitas un escáner: puedes digitalizar una factura en papel haciéndole una foto con el móvil (JPG, PNG o WEBP). La IA lee la imagen igual que un PDF, siempre que la foto sea nítida y esté bien iluminada. Es la forma más rápida de convertir el archivador de papel en datos ordenados y buscables.

El resultado no es solo una imagen guardada: son datos que puedes sumar, filtrar y exportar a Excel o enviar a tu gestor.

Digitalización de facturas y la normativa de la AEAT

Conviene distinguir dos conceptos. Digitalizar una factura, en sentido práctico, es convertir su contenido en datos digitales para gestionar tu contabilidad, que es lo que hace Contabilify. La digitalización certificada (u homologada) es un procedimiento regulado por la Orden EHA/962/2007 que, mediante software expresamente homologado por la Agencia Tributaria, permite obtener una imagen fiel y completa del original y, con ella, destruir el papel conservando plena validez legal.

Contabilify digitaliza y organiza los datos de tus facturas para tu gestión y contabilidad, pero no es un sistema de digitalización certificada homologado por la AEAT. Por eso te recomendamos conservar los originales según los plazos que te indique tu asesoría. Esta página es informativa y no constituye asesoramiento fiscal.

En la práctica esa distinción importa menos de lo que parece para el día a día: la inmensa mayoría de despachos digitaliza para trabajar —buscar, cuadrar, exportar— y conserva el papel igualmente, porque la homologación solo aporta el derecho a destruirlo. Si tu objetivo es dejar de teclear, no necesitas software homologado; si tu objetivo es vaciar el archivo físico, sí.

Cuánto tiempo hay que conservar las facturas

Hay dos plazos distintos y no coinciden, que es la fuente habitual de confusión. Por un lado, el derecho de la Administración a comprobar y liquidar prescribe a los cuatro años. Por otro, el Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar libros, correspondencia y justificantes de su actividad, debidamente ordenados, durante seis años desde el último asiento.

Es decir: puede haber prescrito el derecho de Hacienda a regularizar un impuesto y seguir existiendo la obligación mercantil de conservar la documentación. Hay además supuestos con plazos más largos, como los bienes de inversión a efectos de IVA. Consulta tu caso concreto con tu asesoría: aquí solo describimos el marco general.

Tener los datos de las facturas extraídos no sustituye esa obligación: Contabilify no conserva el documento original y solo guarda los datos del ejercicio en curso y del anterior, así que el archivo de los originales —en papel o en tu propio almacenamiento— sigue siendo cosa tuya. Lo que sí cambia es encontrar una factura del año: buscar por proveedor, fecha o importe lleva segundos en lugar de una tarde entre archivadores.

Digitalizar el archivo de facturas de una gestoría

Para una asesoría el problema no es digitalizar una factura, sino varios cientos al mes y de decenas de clientes distintos, sin mezclarlos. Ahí es donde el proceso manual se rompe: cada cliente envía en un formato diferente —PDF por correo, fotos por WhatsApp, una carpeta de Drive, una caja de papel— y alguien tiene que ordenarlo antes siquiera de empezar a contabilizar.

Contabilify separa las facturas por cliente, cada uno con su propio NIF de referencia, de modo que la clasificación en ingreso o gasto se hace con el dato correcto y no hay riesgo de cruzar documentación entre expedientes. Puedes ver cómo funciona en el panel para gestorías.

El orden de trabajo que mejor funciona es por lotes: digitalizar todo lo del periodo de un cliente de una vez, revisar en bloque lo que el sistema haya marcado como dudoso o duplicado, y exportar entonces a A3, Contasol, Sage o Holded.

Errores habituales al digitalizar facturas

Quedarse en la imagen. Guardar PDF en carpetas por meses parece digitalizar, pero si después hay que abrir cada uno para copiar importes, el trabajo manual sigue intacto.

Fotografiar mal. Una foto torcida, con sombra sobre los importes o con la mitad del ticket fuera de encuadre obliga a corregir a mano. Documento plano, luz uniforme y el papel entero dentro del marco resuelven casi todos los fallos de lectura.

No revisar nada. Ninguna lectura automática es infalible. Lo importante no es que nunca falle, sino que el fallo se vea y se corrija antes de llegar a los libros: por eso todos los campos son editables.

Digitalizar sin criterio de nombrado ni cliente asignado. Mil facturas bien leídas pero sin saber a quién pertenecen no sirven de nada. Asigna cliente y periodo desde el principio.

Duplicar. La misma factura llega por correo y en papel, y acaba registrada dos veces. Contabilify avisa cuando detecta una repetida antes de guardarla.