Exporta tus facturas a Holded sin teclear

Holded es uno de los programas de gestión y contabilidad más usados por pymes y autónomos en España. Uno de los trabajos más repetitivos al usarlo es registrar las facturas recibidas: abrir cada documento y volcar el proveedor, la base, el IVA y el total. Contabilify elimina ese paso.

Subes tus facturas a Contabilify, la IA extrae y estructura todos los datos y genera un archivo de exportación con la información ordenada. Después lo importas en Holded en lugar de teclear factura por factura.

El mismo archivo sirve, con el formato adecuado, para otros programas como A3, Contasol o Sage, o simplemente para Excel. Todo parte de digitalizar las facturas una sola vez. Si gestionas varios clientes, puedes hacerlo desde el panel para gestorías.

Nota: Contabilify genera un archivo compatible para importar; la integración directa con Holded está en desarrollo. Los datos son revisables y editables, y los cálculos fiscales son orientativos.

Qué fichero genera Contabilify para Holded

El resultado es un Excel llamado holded_facturas.xlsx construido con la misma estructura de columnas que espera el importador de facturas de compra de Holded, incluidos los campos que su plantilla marca como obligatorios con un asterisco: número de factura, fecha, fecha de vencimiento, nombre del contacto, NIF, concepto, precio unidad, unidades y porcentaje de IVA.

Se rellenan también los opcionales que Contabilify puede deducir de la factura —fecha contable, descripción, dirección, población, código postal y provincia—, porque cuanto más completo llegue el contacto menos habrá que corregir después dentro de Holded.

Es un fichero de facturas de compra: la exportación a Holded está pensada para lo que recibes de tus proveedores, que es donde está el trabajo repetitivo. Las facturas que emites las sigues generando en Holded.

Cómo importarlo en Holded sin errores

En Holded se sube desde la ventana de importación de facturas de compra, que es la misma donde puedes descargar su plantilla oficial para compararla.

Tres reglas del importador de Holded que conviene respetar y que provocan casi todos los fallos: no dejes filas en blanco entre facturas, porque la plantilla entera deja de importarse; no borres, renombres ni muevas columnas, porque Holded las localiza por nombre y posición; y no intentes mezclar líneas de facturas distintas en un mismo bloque.

Puedes dejar celdas vacías en los campos opcionales sin problema. Lo que no se puede es alterar la cabecera.

Qué revisar antes de importar

Los NIF. Holded crea o vincula el contacto a partir de él; un NIF mal leído genera un proveedor duplicado que después hay que fusionar a mano.

Las fechas. El formato es dd/mm/aaaa. Si abres el Excel y lo guardas desde una configuración regional distinta, pueden voltearse día y mes.

Los duplicados. Contabilify avisa si detecta una factura repetida antes de exportarla, pero si importas dos veces el mismo fichero, Holded registrará los apuntes dos veces.

Los tipos de IVA. Comprueba las facturas con más de una base a tipos distintos, que son las que más margen de error tienen.

Sobre la integración directa

Hoy Contabilify genera un fichero para importar: no hay conexión automática con tu cuenta de Holded. La integración directa está en desarrollo, y mientras tanto el flujo es exportar e importar, que para un lote mensual son un par de minutos.

Si prefieres no depender de ningún programa concreto, el mismo conjunto de datos sale en Excel estándar o en los formatos de A3, Contasol y Sage.