Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: Contabilify SL
• CIF/NIF: B88725494
• Domicilio fiscal: CL. ONZE, 23 - 08130 Santa Perpètua de Mogoda (Barcelona)
• Email privacidad: soporte@contabilify.com

2. Datos que recogemos y finalidad

Tratamos datos personales conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la LOPDGDD y la normativa española aplicable. Según el uso que hagas del Servicio, podemos tratar:

• Cuenta: nombre, email, identificador de usuario, contraseña cifrada o autenticación externa. Finalidad: alta, acceso y gestión de cuenta. Base jurídica: ejecución del contrato.
• Perfil profesional: NIF/CIF, nombre comercial, plan contratado y configuración. Finalidad: clasificación, personalización y control de límites. Base jurídica: ejecución del contrato.
• Facturas y documentos: datos contenidos en los PDF e imágenes JPG/PNG subidos, como emisor, receptor, NIF/CIF, dirección, fecha, concepto, importes, IVA, IRPF y número de factura. Finalidad: extracción, clasificación, analítica y exportación. Base jurídica: ejecución del contrato.
• Clientes de gestoría: datos de clientes finales introducidos por una gestoría usuaria. Finalidad: prestar el servicio multi-cliente. En este caso Contabilify actúa como encargado del tratamiento y la gestoría como responsable.
• Google Drive: cuando el usuario conecta Google Drive, accedemos a los archivos que selecciona explícitamente para importar facturas. Base jurídica: consentimiento explícito del usuario al conectar la integración.
• Uso y seguridad: logs técnicos, IP, eventos de cuenta, errores, contador de facturas, actividad de soporte y registros antifraude. Finalidad: seguridad, prevención de abuso, soporte y mejora del Servicio. Base jurídica: interés legítimo y ejecución del contrato.
• Comunicaciones: emails transaccionales, avisos de servicio y, si corresponde, comunicaciones de producto con opción de baja. Base jurídica: ejecución del contrato, interés legítimo o consentimiento cuando sea necesario.
• Pagos y facturación: datos necesarios para gestionar las suscripciones, gestionados por Stripe Inc. Contabilify no almacena números completos de tarjeta. Base jurídica: ejecución del contrato.

3. Encargados y proveedores

Para prestar el Servicio utilizamos proveedores tecnológicos que pueden tratar datos por cuenta de Contabilify o del usuario, según el caso:

• Supabase Inc. — base de datos y autenticación.
• Railway Corp. — infraestructura.
• Anthropic PBC. — procesamiento mediante IA.
• Resend Inc. — emails transaccionales.
• Stripe Inc. — pagos y facturación.
• Google LLC — integración con Google Drive, cuando el usuario la activa.

Contabilify exige garantías contractuales adecuadas a sus proveedores. Cuando un proveedor esté fuera del Espacio Económico Europeo o implique acceso internacional a datos, se aplicarán mecanismos de transferencia previstos por el RGPD, como las cláusulas contractuales tipo.

4. Conservación de datos

Conservamos cada categoría de datos durante el tiempo necesario para las finalidades indicadas y conforme a los siguientes plazos:

• Datos de cuenta: mientras la cuenta esté activa y hasta 1 año tras la cancelación para cumplimiento legal.
• Datos de facturas y documentos: se conservan mientras la cuenta esté activa, con una ventana máxima de dos ejercicios fiscales —el año natural en curso y el año natural inmediatamente anterior— con el fin de poder ofrecer la comparativa analítica interanual. Al comenzar cada nuevo año natural, los datos cuyo ejercicio fiscal quede fuera de esa ventana (antigüedad igual o superior a dos años) se eliminan de forma automática y permanente. El usuario puede, además, eliminarlos en cualquier momento solicitándolo (se borran en un plazo de 72 horas hábiles).
• Logs técnicos y de seguridad: máximo 12 meses.
• Datos de pago: los gestiona Stripe según su propia política; Contabilify conserva las referencias de transacción durante el tiempo exigido por la normativa fiscal española (4 años).

Ejemplo de la ventana de conservación: las facturas que subas durante 2026 permanecerán disponibles durante 2027 para compararlas con las de ese año. Al comenzar 2028, los datos de 2026 se eliminarán automáticamente y se conservarán los de 2027 y 2028, y así sucesivamente cada año.

Los documentos subidos se tratan para extraer la información necesaria y no se usan para entrenar modelos propios de Contabilify.

5. Derechos del interesado

Como interesado, dispones de los siguientes derechos sobre tus datos personales:

• Acceso, rectificación, supresión, oposición y limitación del tratamiento.
• Portabilidad de los datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
• Retirada del consentimiento en cualquier momento cuando el tratamiento se base en él, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo.

Plazo de respuesta: atenderemos tu solicitud en un plazo máximo de 1 mes desde su recepción, prorrogable hasta 3 meses en casos especialmente complejos, lo que te notificaríamos previamente.

Cómo ejercerlos: escribiendo a soporte@contabilify.com o utilizando el botón de eliminación de datos disponible en Ajustes. Podremos solicitar información adicional para verificar tu identidad.

Asimismo, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos en www.aepd.es.

6. Menores de edad

Contabilify no está dirigido a personas menores de 18 años. Si detectamos que un usuario es menor de edad, procederemos a la cancelación de la cuenta y a la eliminación de sus datos en un plazo de 72 horas hábiles.

7. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo, incluyendo cifrado HTTPS/TLS, control de acceso, autenticación, separación lógica por usuario, registros de seguridad y limitación del acceso administrativo. Ningún sistema conectado a Internet es absolutamente infalible, pero trabajamos de forma continua para reducir riesgos y responder con diligencia ante cualquier incidente.

8. Transferencias internacionales

La infraestructura principal se configura preferentemente en la Unión Europea. No obstante, algunos proveedores como Anthropic, Stripe y Railway pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). En esos casos se aplican cláusulas contractuales tipo (CCT) u otras garantías adecuadas conforme al artículo 46 del RGPD.

9. Comunicaciones comerciales

Si enviamos comunicaciones de producto o novedades, la base jurídica es el interés legítimo en informar a clientes activos. Puedes darte de baja en cualquier momento desde el enlace incluido en cada email o escribiendo a soporte@contabilify.com. Las comunicaciones estrictamente transaccionales (confirmaciones, alertas de cuenta) no pueden desactivarse mientras la cuenta esté activa.

10. Modificaciones

Podemos actualizar esta política por cambios normativos, técnicos o de producto. Si el cambio es relevante, lo comunicaremos por email o dentro de la plataforma.