Exporta tus facturas a Sage sin registro manual

Sage —tanto Sage 50 como Sage Despachos Connected— es una de las soluciones más usadas por asesorías y despachos profesionales en España. Como ocurre con cualquier programa contable, el trabajo repetitivo no está en contabilizar, sino en meter los datos de cada factura: NIF, fecha, base, tipo de IVA, retención y total.

Contabilify se ocupa de ese paso. La IA lee cada factura y la convierte en datos estructurados, los clasifica como ingreso o gasto y te deja un archivo de exportación ordenado por cliente, listo para importar en Sage.

Es el mismo flujo que usan las gestorías para exportar a A3, a Contasol o a Holded, y parte siempre de digitalizar las facturas recibidas.

Nota: Contabilify genera un archivo compatible para importar; no es una integración directa con Sage ni sustituye al programa. Los datos son revisables y los cálculos fiscales son orientativos.

Sage 50 y Sage Despachos necesitan ficheros distintos

Aunque compartan marca, son dos productos con vías de entrada diferentes, y confundirlas es el primer motivo de importación fallida.

Para Sage Despachos, Contabilify genera facturas_sage_despachos.xlsx, un Excel con la estructura de los libros de facturas recibidas y emitidas.

Para Sage 50, genera sage50_xdiario.csv, un CSV en el clásico formato XDIARIO heredado de ContaPlus, que es el que utiliza el importador de asientos de Sage 50.

Hasta tres bases imponibles por factura

El fichero de Sage Despachos contempla, por cada factura, tres bloques de base imponible con su tipo de IVA, su cuota y su recargo de equivalencia, además de la base de retención con su porcentaje y su cuota.

No es un capricho del formato: una factura de suministros o de hostelería mezcla con frecuencia importes al 21%, al 10% y al 4%, y agregarlos en una sola base es exactamente lo que después impide cuadrar el libro de IVA. Contabilify separa esos tramos al extraer los datos y los coloca en su bloque correspondiente.

El fichero incluye además código de cuenta, contrapartida, código de transacción y CIF europeo, junto con los datos postales del proveedor, que es lo que permite que el apunte entre completo y no haya que rellenarlo después.

El formato XDIARIO de Sage 50

XDIARIO no describe facturas, describe apuntes de diario: cada línea es un movimiento con su cuenta, su fecha, su concepto y su importe al debe o al haber. Es un formato veterano, muy estable y ampliamente soportado, lo que juega a favor.

Su contrapartida es que exige que los asientos cuadren: la suma del debe y la del haber deben coincidir. Por eso conviene revisar en Contabilify las facturas marcadas como dudosas antes de exportar; un importe mal leído no solo entra mal, sino que puede impedir la carga del asiento completo.

Sage 50 dispone de su propio complemento de importación y exportación de asientos desde fichero, que es por donde se carga el CSV.

Antes de lanzar el trimestre entero

Empieza por un lote pequeño de un solo cliente y revisa el resultado dentro de Sage antes de cargar el periodo completo. Es la recomendación que damos también para A3, y por el mismo motivo: revertir una carga masiva mal formada cuesta mucho más que comprobar veinte apuntes.

Ten claro además que Contabilify genera el fichero, no se conecta con Sage. No es una integración ni sustituye al programa: prepara los datos para que el despacho los cargue y los revise.