Criterio de caja del IVA: qué es y cómo contabilizarlo

El criterio de caja es un régimen especial del IVA que retrasa el momento en que se declara el impuesto: en lugar de declararlo cuando emites o recibes la factura, se declara cuando cobras o pagas. Para un negocio que cobra a 60 o 90 días, la diferencia es enorme: deja de adelantar a Hacienda un IVA que todavía no ha cobrado.

A cambio, complica la contabilidad. Hay que seguir cada factura hasta que se cobra o se paga, usar cuentas de IVA pendiente y vigilar un plazo límite. Esta guía explica quién puede aplicarlo, cómo afecta a clientes y proveedores, cómo se contabiliza con un ejemplo y dónde va en el modelo 303.

Qué es el régimen especial del criterio de caja

En el régimen general, el IVA se devenga cuando se realiza la operación, que en la práctica coincide con la fecha de la factura. Da igual que el cliente pague tres meses después: el IVA va al 303 del trimestre de la factura.

Con el criterio de caja, el devengo se retrasa:

• IVA repercutido (ventas): se declara en el trimestre en que cobras la factura, total o parcialmente, por el importe efectivamente cobrado.
• IVA soportado (compras): se deduce en el trimestre en que pagas al proveedor.
• Plazo límite: si la factura no se cobra o no se paga, el IVA se devenga igualmente el 31 de diciembre del año siguiente al de la operación. Una venta de marzo de 2026 que siga sin cobrarse tributará, como tarde, en el 303 del cuarto trimestre de 2027.

Lo regulan los artículos 163 decies a 163 terdecies de la Ley del IVA, y la Agencia Tributaria lo describe en su sede como un régimen que permite "retrasar el devengo" del IVA repercutido hasta el cobro.

Quién puede aplicarlo

El régimen es voluntario. Pueden acogerse los empresarios y profesionales que cumplan dos condiciones:

• Que su volumen de operaciones del año natural anterior no haya superado los 2.000.000 de euros.
• Que sus cobros en efectivo respecto de un mismo destinatario durante el año no superen los 100.000 euros.

La opción se ejerce en la declaración censal (modelo 036 o 037): al darse de alta, o durante el mes de diciembre anterior al año en que quieres empezar a aplicarlo. Se prorroga automáticamente cada año salvo renuncia, y la renuncia tiene una validez mínima de tres años.

Operaciones que quedan fuera

Aunque estés acogido, el criterio de caja no se aplica a todas tus operaciones. Quedan excluidas, entre otras:

• Las operaciones de los regímenes simplificado, de agricultura, ganadería y pesca, recargo de equivalencia, oro de inversión, servicios electrónicos y grupo de entidades.
• Las exportaciones y las entregas intracomunitarias exentas.
• Las adquisiciones intracomunitarias de bienes.
• Las operaciones con inversión del sujeto pasivo.
• Las importaciones y los autoconsumos.

Por eso, una empresa en criterio de caja que compra a un proveedor de otro país de la UE sigue autorrepercutiendo ese IVA por la regla general, como explicamos en la guía de facturas intracomunitarias.

El efecto que más se olvida: tus clientes y proveedores

El criterio de caja no solo afecta a quien lo aplica. Si tu proveedor está acogido, tú solo puedes deducir el IVA de sus facturas cuando le pagas, aunque tú estés en el régimen general. Y si nunca le pagas, el derecho a deducir nace el 31 de diciembre del año siguiente.

Para una gestoría esto es un punto crítico: un cliente en régimen general puede tener dos o tres proveedores en criterio de caja, y deducir su IVA en el trimestre de la factura sería un error. La pista está en la propia factura, que debe llevar la mención "régimen especial del criterio de caja".

Obligaciones formales

• Facturas emitidas: deben incluir la mención "régimen especial del criterio de caja".
• Libros registro: además de los datos habituales, hay que anotar la fecha de cobro o de pago, el importe y el medio utilizado (transferencia, efectivo, cuenta bancaria…). Lo mismo aplica a los destinatarios de operaciones en criterio de caja en su libro de facturas recibidas.
• Modelo 303: hay que indicar si estás acogido al régimen o si eres destinatario de operaciones acogidas, y rellenar las casillas específicas de información adicional.

Conservar el justificante del cobro o del pago es imprescindible: es lo que prueba en qué trimestre se devengó el IVA.

Cómo se contabiliza: ejemplo con asientos

El IVA de las facturas en criterio de caja no puede ir directamente a las cuentas 472 y 477, porque todavía no se ha devengado. Lo habitual es usar subcuentas de IVA pendiente: la 4779 (IVA repercutido pendiente de devengo) y la 4729 (IVA soportado pendiente de deducir). Cuando se cobra o se paga, el importe pasa a la 477 o a la 472.

Venta en criterio de caja

Emites en octubre una factura de 1.000 € más 210 € de IVA, que cobras en enero.

Al emitir la factura:

• Debe: 430 Clientes, 1.210 €
• Haber: 705 Prestaciones de servicios, 1.000 €
• Haber: 4779 IVA repercutido pendiente, 210 €

Al cobrar en enero:

• Debe: 572 Bancos, 1.210 € / Haber: 430 Clientes, 1.210 €
• Debe: 4779 IVA repercutido pendiente, 210 € / Haber: 477 IVA repercutido, 210 €

Resultado: los 210 € de IVA van al 303 del primer trimestre del año siguiente, no al del cuarto trimestre.

Compra a un proveedor en criterio de caja

Recibes una factura de 500 € más 105 € de IVA de una asesoría acogida al régimen, y la pagas un mes después.

Al recibir la factura:

• Debe: 623 Servicios de profesionales independientes, 500 €
• Debe: 4729 IVA soportado pendiente, 105 €
• Haber: 400 Proveedores, 605 €

Al pagar:

• Debe: 400 Proveedores, 605 € / Haber: 572 Bancos, 605 €
• Debe: 472 IVA soportado, 105 € / Haber: 4729 IVA soportado pendiente, 105 €

Los 105 € se deducen en el 303 del trimestre del pago. Si para el 31 de diciembre del año siguiente siguiera sin pagarse, se harían los mismos asientos de traspaso en esa fecha.

Cobros parciales

Si el cliente paga solo una parte, se devenga solo el IVA proporcional a lo cobrado. Con un cobro de 605 € de la factura anterior (la mitad del total), se traspasan 105 € de la 4779 a la 477, y los otros 105 € quedan pendientes hasta el siguiente cobro.

El criterio de caja en el modelo 303

En el 303 de cada trimestre, el IVA de las operaciones en criterio de caja entra en las casillas normales (devengado y deducible) en el trimestre del cobro o del pago. Además, en el apartado de información adicional hay casillas específicas para el régimen: la 62 y la 63 para las ventas y la 74 y la 75 para las compras, donde se informa de las bases y cuotas de las operaciones en criterio de caja según la regla general de devengo. El paso a paso de todo el modelo está en nuestra guía del modelo 303.

Errores frecuentes

• Deducir el IVA de un proveedor en criterio de caja en el trimestre de la factura. Es el error más común en los destinatarios. Hay que esperar al pago.
• Olvidar el plazo del 31 de diciembre del año siguiente. Las facturas impagadas no quedan pendientes para siempre.
• No registrar la fecha y el medio de cobro o pago. Sin ese dato no se puede justificar el trimestre del devengo.
• Aplicar el régimen a operaciones excluidas, como las intracomunitarias o las de inversión del sujeto pasivo.
• Seguir aplicándolo tras superar los 2 millones de euros. El volumen se revisa cada año con el del año anterior.

Cómo lo gestiona Contabilify

En Contabilify el criterio de caja se marca en la ficha fiscal del cliente si él lo aplica, o en el proveedor si es quien lo aplica, y se recuerda para sus siguientes facturas. El asiento lleva el IVA a la 4779 o la 4729, cada factura se marca como cobrada o pagada con su fecha, y el cálculo del 303 lleva el IVA al trimestre correcto, con el aviso del límite del 31 de diciembre y las casillas de información adicional.

Al exportar a un programa contable, las facturas salen con su tratamiento de caja. En el caso de Contasol, por ejemplo, entran con la clave de operación de IVA de caja y la cuenta de pendiente, como explicamos en la página de importar facturas en Contasol. Para despachos que llevan muchos clientes, es una de las cosas que más tiempo ahorra frente a seguirlo en una hoja de cálculo, como contamos en asientos contables automáticos en una gestoría.

Preguntas frecuentes

¿Quién puede acogerse al criterio de caja?

Los empresarios y profesionales con un volumen de operaciones del año anterior de hasta 2.000.000 € y que no cobren en efectivo más de 100.000 € de un mismo cliente al año. Se solicita en el modelo 036 o 037, al iniciar la actividad o en diciembre para el año siguiente.

¿Cuándo se declara el IVA en el criterio de caja?

El repercutido, en el trimestre en que se cobra la factura, y el soportado, en el trimestre en que se paga. Si no se cobra o no se paga, el 31 de diciembre del año siguiente al de la operación.

Si mi proveedor está en criterio de caja, ¿me afecta?

Sí. Aunque tú estés en el régimen general, solo puedes deducir el IVA de sus facturas cuando le pagas. La factura debe incluir la mención "régimen especial del criterio de caja".

¿Qué cuentas se usan para contabilizarlo?

Lo habitual es usar subcuentas de IVA pendiente: la 4779 para el IVA repercutido pendiente de devengo y la 4729 para el IVA soportado pendiente de deducir. Al cobrar o pagar, el importe se traspasa a la 477 o a la 472.

¿Puedo dejar el criterio de caja cuando quiera?

Puedes renunciar en la declaración censal, pero la renuncia tiene una validez mínima de tres años. Además, quedas fuera automáticamente si superas los límites de volumen o de cobros en efectivo.

Nota

Este artículo es una guía divulgativa de carácter general y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. Los criterios y los importes pueden variar según tu situación concreta y cambiar con la normativa. Contrasta siempre tu caso con un profesional y verifica los plazos y modelos vigentes en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.