Asientos contables automáticos en una gestoría: guía práctica

Montar el asiento de una factura lleva menos de un minuto. Montar el de mil facturas de treinta clientes, cada trimestre, es lo que ocupa las tardes de un despacho entero. Y es un trabajo raro: exige criterio contable en un 5% de los casos y pura mecánica repetitiva en el 95% restante.

Ahí está el sentido de automatizar los asientos. No en que un programa «lleve la contabilidad», sino en que ese 95% mecánico llegue hecho y el gestor dedique el tiempo al 5% que de verdad requiere decidir. Esta guía explica qué parte se automatiza hoy con garantías, qué comprobaciones no puedes saltarte y cómo encaja todo en un despacho con cartera.

Si lo que buscas es la mecánica del asiento en sí —qué va al Debe, qué al Haber, dónde entra la retención—, está explicada paso a paso en la guía de cómo contabilizar una factura. Aquí damos eso por sabido.

Qué hace exactamente un asiento automático

Partimos de una factura en PDF o en foto. Un sistema de asientos automáticos recorre cuatro pasos:

1. Lee el documento y extrae emisor, NIF, número, fecha, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención de IRPF y total.

2. Decide si es compra o venta, comparando el NIF del emisor con el del cliente al que pertenece la factura.

3. Propone la cuenta del Plan General Contable que corresponde al concepto.

4. Compone las líneas del asiento: la cuenta de gasto o de ingreso por la base, la de IVA por la cuota, la de retención si la hay y la del proveedor o cliente por el total.

El cuarto paso es puramente aritmético: una vez decididos los tres primeros, las líneas salen solas y siempre igual. El único punto donde un programa puede equivocarse de forma interesante es el tercero.

De dónde sale la cuenta que propone el software

De dos señales que están en la propia factura: el concepto y el nombre del proveedor. Un recibo de una eléctrica va a suministros; una minuta de un despacho de abogados, a servicios de profesionales independientes; un recibo de una compañía de mensajería, a transportes.

Funciona bien porque los gastos de una empresa se repiten: los mismos veinte proveedores mes tras mes. Y funciona peor justo donde también dudan las personas: una suscripción de software, un gasto de representación, una herramienta que podría ser gasto corriente o inmovilizado. Para esos casos conviene tener criterio escrito; en la guía de qué cuenta contable usar para cada gasto están los tipos habituales y los que generan discusión.

Dos reglas prácticas para el despacho:

• La cuenta propuesta tiene que poder cambiarse, y ese cambio debe imponerse a la propuesta automática también en el fichero que exportas. Si tienes que corregir la misma cuenta cada trimestre, la herramienta te está haciendo perder tiempo en vez de ganarlo.
• Vale más la consistencia que la perfección. Que las suscripciones de software vayan siempre a la misma cuenta importa más que cuál de las dos candidatas elijas, porque de ahí salen las comparativas entre ejercicios.

Las tres comprobaciones antes de importar nada

Un asiento automático no es fiable por venir de una máquina; es fiable si pasa estas tres comprobaciones, y las tres se pueden hacer en segundos sobre el lote entero.

1. Que el asiento cuadre. La suma del Debe tiene que ser igual a la del Haber. Como el asiento se construye a partir de la factura, esto equivale a comprobar que el total es la base más el IVA menos la retención. Cuando no lo es, casi siempre significa que un dato se leyó mal o que la factura trae un redondeo, un anticipo o un descuento que no se ha recogido. Un céntimo de diferencia basta para que el programa contable rechace la importación o la deje descuadrada.

2. Las cuentas frontera y los bienes de inversión. El clasificador automático trabaja con el texto de la factura, así que la compra de un portátil se parece muchísimo a la de material de oficina. Los bienes de inversión van al grupo 2 —mobiliario, equipos informáticos, elementos de transporte— y no a un gasto del grupo 6. Es la revisión que más veces hay que hacer a mano.

3. Duplicados y NIF. La misma factura enviada por el cliente dos veces —por correo y en la carpeta compartida— produce dos asientos y descuadra el IVA del trimestre. Es un problema de recepción más que de contabilización, y por eso conviene resolverlo antes: lo tratamos en cómo automatizar la entrada de facturas en una gestoría.

Lo que no se deduce leyendo una factura

Hay operaciones cuyo asiento correcto no está escrito en el documento, por bien que se lea. Con estas, la propuesta automática es un punto de partida, nunca el resultado:

• Inversión del sujeto pasivo y operaciones intracomunitarias: el IVA se autorrepercute, así que el asiento lleva líneas que no aparecen en la factura.
• Recargo de equivalencia, cuando el cliente está en ese régimen.
• Periodificaciones: un seguro anual pagado en enero no es gasto de enero.
• Amortizaciones, provisiones y cierres: no nacen de una factura.
• Facturas sin base ni IVA, como los recibos de cotización de autónomos: solo traen un importe total, y el asiento hay que completarlo.

Ninguna de estas desaparece con un software. Lo que sí cambia es cuántas facturas tienes que mirar para encontrarlas: si el 95% mecánico ya está montado y cuadrado, el tiempo del despacho se concentra donde hace falta.

Cómo encaja en un despacho con cartera

Tres decisiones organizativas marcan la diferencia entre que esto ahorre tiempo o solo lo mueva de sitio:

• Un espacio por cliente, con su NIF. Sin esa separación, la clasificación ingreso/gasto no tiene referencia y las exportaciones se mezclan.
• Procesar por lotes cortos y frecuentes, no todo en la semana del cierre. Revisar treinta facturas cada semana es un rato; revisar cuatrocientas de golpe, un día perdido.
• Fijar el criterio de cuentas una vez por cliente, empezando por sus proveedores recurrentes. Es media hora al dar de alta al cliente que se amortiza en el primer trimestre.

Sobre el ahorro real, conviene ser prudente con las cifras que circulan: el tiempo que se recupera no es el 100% del que costaba contabilizar, porque la revisión sigue existiendo. Lo que desaparece es el tecleo y el cuadre manual, que es justo donde se cometen los errores.

Cómo lo hace Contabilify

En Contabilify cada factura se clasifica en su subgrupo del PGC a partir del concepto y del proveedor, y con esa cuenta se monta el asiento a doble partida: gasto o ingreso, IVA soportado o repercutido, retención de IRPF cuando la hay y la cuenta del proveedor o del cliente como contrapartida. Antes de generar ningún fichero se comprueba que el Debe y el Haber cuadran en todas las facturas del lote, y las que no cuadran salen señaladas para revisarlas.

La cuenta propuesta se cambia desde la ficha de la factura y esa elección manda: se aplica al asiento, al libro de ingresos y gastos del cliente y al fichero de exportación. El asiento viaja dentro de ese fichero hacia A3 Asesor, Sage, Contasol, Holded o un Excel con sus columnas de cuenta, Debe y Haber. No hay que reintroducir nada.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un asiento contable automático?

Es el asiento que genera un programa a partir de la propia factura, sin teclearlo: lee los datos del documento, decide si es compra o venta, propone la cuenta del Plan General Contable que corresponde al concepto y compone las líneas de Debe y Haber con el IVA, la retención y la cuenta del proveedor o del cliente.

¿Puede un programa elegir bien la cuenta del PGC?

En los gastos habituales de una empresa —alquiler, suministros, seguros, asesoría, mensajería, comisiones bancarias— acierta con mucha frecuencia, porque el concepto y el proveedor son señales muy claras y se repiten cada mes. Donde conviene revisar es en las cuentas frontera y en las compras que en realidad son bienes de inversión. Por eso la cuenta propuesta siempre tiene que ser editable.

¿Qué pasa si el asiento no cuadra?

Que no debe importarse. Un asiento en el que el Debe y el Haber no coinciden significa casi siempre que un importe se leyó mal o que la factura tiene un redondeo, un descuento o un anticipo sin recoger. Se corrige el dato en la factura y el asiento se recalcula solo.

¿Se pueden importar los asientos automáticos en A3 o en Sage?

Sí. El asiento se exporta en el formato de intercambio que espera cada programa —el fichero de enlace contable de A3, el diario de Sage, Contasol, Holded— o en un Excel con las columnas de cuenta, Debe y Haber, y se importa sin volver a teclearlo.

¿Esto sustituye al gestor?

No. Sustituye el tecleo. Las decisiones que requieren criterio —la cuenta en los casos dudosos, las operaciones con reglas propias, las periodificaciones y el cierre— siguen siendo del profesional, y el flujo sensato es que la máquina proponga y el despacho revise antes de dar nada por bueno.

Nota

Contabilify es una herramienta de apoyo y no presta asesoramiento contable, fiscal ni legal. Los asientos que propone son una ayuda de trabajo que conviene revisar antes de contabilizar o presentar cualquier declaración.