Factura electrónica obligatoria: fechas, a quién afecta y cómo prepararse

La factura electrónica va a ser obligatoria en las operaciones entre empresas y autónomos en España. No es una recomendación ni una moda: es una obligación legal que llega con la Ley Crea y Crece, y que cambia la forma en que se emiten y reciben las facturas entre profesionales. La buena noticia es que, si te preparas con tiempo, la transición es sencilla.

En esta guía te explicamos qué es exactamente, a quién afecta, cuándo entra en vigor, en qué se diferencia de otras normas que suenan parecido (como Verifactu) y qué puedes hacer hoy para llegar preparado.

Qué es la factura electrónica obligatoria

Una factura electrónica no es lo mismo que un PDF enviado por correo. Este es el malentendido más extendido y el más caro. Una factura en PDF es, a efectos de esta ley, una factura en papel escaneada: la lee una persona, no un ordenador.

La factura electrónica que exige la norma es un documento en formato estructurado: un fichero que los programas de contabilidad pueden leer, procesar y contabilizar de forma automática, sin que nadie teclee nada. Además, el sistema obliga a informar del estado de cada factura (aceptada, rechazada, pagada), para que quede constancia de si se ha cobrado y cuándo.

Por qué llega: la Ley Crea y Crece

La obligación nace de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (conocida como «Ley Crea y Crece»). Su objetivo declarado es doble: impulsar la digitalización del tejido empresarial y, sobre todo, combatir la morosidad, porque al registrarse el estado de cada factura se sabe con datos quién paga tarde.

La ley ya está aprobada, pero su aplicación práctica depende de un desarrollo reglamentario que fija los detalles técnicos y el calendario definitivo. Por eso las fechas exactas conviene confirmarlas en la fuente oficial: el reloj de los plazos empieza a contar desde la aprobación de ese reglamento.

A quién afecta y desde cuándo

La obligación alcanza a todos los empresarios y profesionales —empresas y autónomos— en sus operaciones entre ellos (lo que se conoce como B2B, *business to business*). El calendario previsto es escalonado según la facturación anual:

• Empresas y autónomos que facturan más de 8 millones de euros al año: obligados aproximadamente un año después de que se apruebe el reglamento.
• El resto de empresas y autónomos: obligados aproximadamente dos años después.

Es decir, los autónomos y las pymes pequeñas son los últimos en entrar, pero entran. Confirma siempre la fecha vigente en la sede electrónica correspondiente, porque el desarrollo reglamentario ha sufrido retrasos y los plazos se cuentan desde su publicación definitiva.

Qué NO es: diferencia con Verifactu y el SII

Aquí se acumula mucha confusión, porque son tres cosas distintas que llegan casi a la vez:

• Factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece): obliga a que las facturas entre empresas y autónomos sean electrónicas y estructuradas. Es de la que trata este artículo.
• Verifactu y los sistemas antifraude: regulan cómo debe comportarse tu programa de facturación para que no se puedan borrar ni manipular facturas. Es otra norma, con su propio calendario. La explicamos en la guía de qué es Verifactu y cuándo es obligatorio.
• SII (Suministro Inmediato de Información): obliga a grandes empresas a enviar el detalle de sus facturas de IVA a Hacienda casi en tiempo real. Afecta a muy pocos autónomos.

Resumiendo: Verifactu habla de tu software, la factura electrónica habla del formato de la factura entre empresas, y el SII del reporte del IVA. Puedes estar afectado por más de una.

Qué necesitas para cumplir

Para estar en regla cuando llegue tu fecha necesitarás, básicamente, tres cosas:

• Emitir en formato estructurado, no solo en PDF. Tu herramienta de facturación tendrá que generar el fichero que la norma admita.
• Recibir y procesar las facturas electrónicas de tus proveedores, que también estarán obligados a emitírtelas así.
• Informar del estado de las facturas (aceptación, rechazo y pago), dentro de los plazos que marque el reglamento.

Cómo prepararte paso a paso

No hace falta hacerlo todo hoy, pero sí evitar llegar a la fecha con prisas:

• 1. Comprueba tu volumen de facturación. Te dice en qué tramo del calendario estás y cuánto margen tienes.
• 2. Revisa con qué software facturas. Pregunta a tu proveedor si su herramienta va a emitir factura electrónica estructurada y cumplir Verifactu. Si la respuesta es vaga, empieza a mirar alternativas.
• 3. Ordena la recepción de facturas. Cuando tus proveedores empiecen a mandarte facturas electrónicas, vas a recibir ficheros estructurados; conviene tener ya un sistema que los recoja, extraiga sus datos y los deje listos para contabilizar.
• 4. Habla con tu gestoría. Si la llevas con un asesor, coordinad quién emite, quién recibe y cómo os pasáis la información.

Errores y malentendidos frecuentes

• «Ya envío las facturas en PDF, así que cumplo.» No. Un PDF no es una factura electrónica estructurada a efectos de la ley.
• «Como soy autónomo pequeño, no me afecta.» Sí te afecta; solo entras más tarde en el calendario.
• «Verifactu y la factura electrónica son lo mismo.» Son normas distintas, aunque coincidan en el tiempo.
• Dejarlo para el final. El cambio afecta a cómo emites y recibes cada factura; cuanto antes tengas el software resuelto, menos sobresaltos.

Cómo te ayuda Contabilify

Cuando tus proveedores empiecen a enviarte facturas electrónicas, el trabajo no desaparece: hay que revisarlas, clasificarlas como ingreso o gasto y dejarlas listas para el IVA y para tu gestor. Contabilify recoge tus facturas —en PDF, foto o formato electrónico—, extrae sus datos con IA, separa ingresos de gastos y prepara la exportación a tu programa de contabilidad (A3, Sage, Contasol o Holded). Así llegas a cada trimestre con la información digitalizada y cuadrada, sin teclear factura por factura. Es una ayuda orientativa que no sustituye a tu asesor, pero te quita de encima el trabajo mecánico.

Preguntas frecuentes

¿Un PDF cuenta como factura electrónica?

No. A efectos de la Ley Crea y Crece, un PDF equivale a una factura en papel: lo lee una persona, no un sistema. La factura electrónica obligatoria es un fichero en formato estructurado que los programas pueden procesar de forma automática.

¿La factura electrónica obligatoria afecta a los autónomos?

Sí. Afecta a todos los empresarios y profesionales, autónomos incluidos, en sus operaciones con otras empresas y autónomos. Los de menor facturación entran los últimos en el calendario, pero también quedan obligados.

¿Cuándo entra en vigor?

El calendario es escalonado: alrededor de un año después de aprobarse el reglamento para quienes facturan más de 8 millones de euros, y unos dos años para el resto. Como los plazos se cuentan desde la publicación definitiva del reglamento, conviene confirmar la fecha vigente en la fuente oficial.

¿Es lo mismo que Verifactu?

No. Verifactu regula cómo debe comportarse tu programa de facturación para impedir el borrado o la manipulación de facturas. La factura electrónica obligatoria regula el formato de las facturas entre empresas. Son normas distintas que conviven.

¿Afecta a las facturas a particulares?

La obligación de la Ley Crea y Crece se centra en las operaciones entre empresas y autónomos (B2B). Las facturas o tickets a particulares se rigen por otras normas, como los requisitos de los sistemas de facturación antifraude.

¿Qué pasa si no me adapto a tiempo?

Emitir facturas que no cumplan el formato exigido puede acarrear sanciones y, en la práctica, problemas para cobrar y para que tus clientes puedan deducir el gasto. Adaptarse con antelación evita ambas cosas.

Nota

Este artículo es una guía divulgativa de carácter general y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. El calendario y los requisitos concretos de la factura electrónica obligatoria dependen del desarrollo reglamentario, que puede cambiar. Verifica siempre la información vigente en las fuentes oficiales y contrasta tu situación con un profesional.