Digitalización certificada de facturas: qué es y qué exige la AEAT
Digitalizar facturas no es lo mismo que la digitalización certificada homologada por la AEAT. Te explicamos la diferencia, los requisitos y cuándo la necesitas.
Si buscas digitalizar tus facturas para dejar de acumular papel, conviene distinguir dos cosas que suelen confundirse: digitalizar facturas para gestionarlas y la digitalización certificada homologada por la Agencia Tributaria. No son lo mismo y tienen efectos legales distintos.
Digitalizar vs. digitalización certificada
- Digitalizar una factura, en sentido práctico, es convertir el papel, el PDF o la foto en datos que puedes buscar, sumar y exportar. Sirve para llevar tu contabilidad al día y ahorrarte el tecleo.
- La digitalización certificada es un procedimiento regulado que, mediante un software homologado por la AEAT, genera una imagen fiel del documento con garantías de integridad y permite, cumpliendo los requisitos, destruir el original en papel conservando solo la versión digital con validez ante Hacienda.
Qué exige la AEAT para la digitalización certificada
La digitalización certificada de facturas está regulada (Orden EHA/962/2007 y normativa de facturación posterior). A grandes rasgos, el sistema debe garantizar:
- Uso de un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria.
- Una imagen completa y fiel de cada documento original.
- Firma electrónica o mecanismos que aseguren la integridad e inalterabilidad de la imagen.
- Una base de datos con las imágenes digitalizadas y sus datos, accesible para consulta.
- La conservación de las facturas digitalizadas durante el plazo legal de prescripción.
Solo cumpliendo estos requisitos con software homologado puedes prescindir del papel con plena validez.
¿Necesito digitalización certificada?
Depende de tu objetivo:
- Si solo quieres ordenar tus facturas y llevar la contabilidad, no necesitas un sistema homologado: te vale con digitalizar los datos y conservar los originales.
- Si tu meta es destruir el papel y quedarte únicamente con la copia digital con validez fiscal, entonces sí necesitas un sistema de digitalización certificada homologado.
En caso de duda, conserva los originales y consúltalo con tu asesoría.
Cómo te ayuda Contabilify
Contabilify digitaliza tus facturas y extrae sus datos con IA para que tengas emisor, NIF, base, IVA, IRPF y total ordenados y listos para tu libro registro de IVA o para exportar a tu programa contable.
Eso sí, con transparencia: Contabilify no es, a día de hoy, un sistema de digitalización certificada homologado por la AEAT. Digitaliza y organiza tus datos para tu gestión, pero no sustituye a un software homologado a efectos de destruir los originales. Por eso te recomendamos conservar el papel según los plazos que te indique tu asesor.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la digitalización certificada de facturas?
Es el proceso de convertir facturas en papel a formato digital con un software homologado por la AEAT y garantías de integridad, de modo que la copia digital tenga validez fiscal y puedas destruir el original en papel.
¿Puedo tirar las facturas en papel si las escaneo?
Solo si usas un sistema de digitalización certificada homologado que cumpla los requisitos de la AEAT. Un escaneo o una foto normales no bastan para destruir el original con plena seguridad; consúltalo con tu asesor.
¿Contabilify es un software de digitalización certificada?
No. Contabilify digitaliza y organiza los datos de tus facturas con IA para tu contabilidad, pero no es un sistema homologado de digitalización certificada. Conserva tus originales.
¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?
Con carácter general, durante el plazo de prescripción fiscal (habitualmente cuatro años), y más en determinados casos. Verifica el plazo aplicable a tu actividad con tu asesoría.