Cómo pasar tus facturas a Excel sin escribir a mano
A mano, con plantillas o con IA: te explicamos las tres formas de pasar tus facturas a Excel y cuál conviene según tu volumen.
Pasar las facturas a una hoja de Excel es una de las tareas más repetitivas de cualquier autónomo o pyme. Existen varias formas de hacerlo, desde la más manual hasta la totalmente automática. Te las explicamos.
Por qué llevar tus facturas a Excel
Tener tus facturas en Excel te permite sumar, filtrar y revisar tus ingresos y gastos, calcular el IVA de cada trimestre y preparar la información para tu gestor. Es el formato que casi cualquier asesoría puede abrir y trabajar.
Método 1: a mano (el más lento)
Abres cada factura, copias la base imponible, el IVA, el NIF y el total, y los pegas en tu hoja. Funciona, pero es lento y propenso a errores: un número mal copiado y los totales del trimestre dejan de cuadrar.
Si eliges esta vía, al menos parte de una buena estructura: puedes descargar nuestra plantilla Excel para el libro de gastos con todas las columnas ya preparadas.
Método 2: con plantillas y fórmulas
Un paso más allá es montar una hoja con fórmulas que calculen el IVA y los totales automáticamente. Ahorra algo de tiempo, pero sigues introduciendo los datos a mano, factura por factura.
Método 3: con inteligencia artificial (el más rápido)
La opción más eficiente es dejar que una herramienta lea las facturas por ti. Con Contabilify subes tus PDF o fotos y la IA extrae todos los datos, para después pasar las facturas a Excel con un clic.
Ventajas frente a los métodos manuales:
- Cero tecleo: la IA rellena las columnas por ti.
- Ingresos y gastos separados automáticamente.
- Funciona también con facturas escaneadas o fotos, gracias a la digitalización de facturas.
- Menos errores y detección de duplicados.
Cuál elegir
Si tienes muy pocas facturas al mes, una plantilla puede bastarte. Pero en cuanto manejas un volumen medio, automatizar con IA te ahorra horas cada trimestre y reduce errores.
Conclusión
Pasar facturas a Excel puede hacerse a mano, con plantillas o con IA. Cuantas más facturas manejes, más compensa automatizar el proceso para dedicar tu tiempo a lo importante.