Cómo hacer una factura en Excel (con plantilla y ejemplo)

Hacer una factura en Excel es una opción habitual para autónomos y pequeñas empresas que empiezan: es gratis, flexible y no requiere instalar nada. En esta guía verás qué datos debe llevar una factura, cómo montarla paso a paso en una hoja de cálculo y las fórmulas para que el IVA, el IRPF y el total se calculen solos.

Qué datos debe incluir una factura

Una factura completa, según el reglamento de facturación, debe contener al menos:

• Número y serie de factura, correlativo.
• Fecha de expedición (y fecha de operación si es distinta).
• Datos del emisor: nombre o razón social, NIF y domicilio.
• Datos del destinatario: nombre, NIF y domicilio.
• Descripción de la operación (concepto).
• Base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA.
• Retención de IRPF, si eres profesional y aplica.
• Total de la factura.

Cómo montar la factura en Excel paso a paso

1. Crea la cabecera

Reserva las primeras filas para tus datos (emisor), los del cliente y el número y la fecha de factura. Deja celdas fijas con las etiquetas ("NIF", "Fecha"...) y al lado la celda editable.

2. Añade la tabla de conceptos

Crea columnas para concepto, cantidad, precio unitario y base imponible. La base de cada línea es cantidad × precio unitario.

3. Calcula base, IVA e IRPF con fórmulas

Debajo de la tabla, añade las filas de totales:

• Base imponible: suma de las bases de cada línea, con =SUMA(...).
• Cuota de IVA: =Base*0,21 para el 21% (o 0,10 / 0,04 según el tipo).
• Retención de IRPF: =Base*0,15 (o 0,07 si aplicas el tipo reducido de nuevos autónomos).
• Total: =Base + Cuota de IVA − Retención de IRPF.

Si solo quieres comprobar un importe suelto, usa nuestra calculadora de IVA o la calculadora de IRPF.

Ejemplo de factura en Excel

Para una factura de servicios profesionales de 1.000 € de base, al 21% de IVA y 15% de IRPF:

• Base imponible: 1.000,00 €
• IVA (21%): 210,00 €
• Retención de IRPF (15%): −150,00 €
• Total a cobrar: 1.060,00 €

Plantilla lista para usar

Si no quieres crear la hoja desde cero, descarga nuestra plantilla de Excel para el libro de gastos e ingresos: ya trae las columnas de base, IVA, IRPF y total preparadas.

Los límites de hacer facturas en Excel

Excel funciona bien al principio, pero según creces aparecen problemas:

• Es fácil equivocarse al copiar datos o arrastrar fórmulas.
• No detecta duplicados ni valida el NIF.
• Registrar a mano las facturas recibidas (las de tus gastos) es lento.

Cuando llegue ese punto, en lugar de teclear puedes pasar tus facturas a Excel automáticamente: subes el PDF o la foto y la IA extrae los datos listos para exportar.

Preguntas frecuentes

¿Es legal hacer una factura en Excel?

Sí. La ley no obliga a usar un programa concreto: puedes emitir facturas en Excel siempre que incluyan todos los datos obligatorios y las conserves. Ten en cuenta que la normativa de facturación electrónica está evolucionando, así que consulta tu caso con tu asesor.

¿Qué fórmula uso para el IVA en Excel?

Multiplica la base imponible por el tipo: =Base*0,21 para el 21%, =Base*0,10 para el 10% y =Base*0,04 para el 4%. El total es la base más la cuota de IVA (menos el IRPF si la factura lo lleva).

¿Cómo resto el IRPF en la factura?

La retención se calcula sobre la base (=Base*0,15) y se resta del total, porque la ingresa tu cliente en Hacienda por ti: Total = Base + IVA − IRPF.

¿Puedo dejar de hacer las facturas a mano?

Sí. Con una herramienta como Contabilify subes tus facturas y la IA extrae y organiza los datos automáticamente, evitando el tecleo y los errores de las hojas de cálculo.